Tips dan Trik Agar Email Hosting Tidak Masuk SPAM

Email dengan nama domain sendiri adalah salah satu fitur gratis yang bisa didapat bila kita membeli hosting. Namun sayang email hosting seringkali rentan masuk ke folder spam. Untuk mengatasinya, ada beberapa langkah yang bisa kamu lakukan untuk mencegah email hosting masuk spam.

Email adalah sarana komunikasi yang masih menjadi pilihan banyak blogger. Selain lebih formal, email juga selalu aktif 24 jam dan dapat diakses oleh siapa saja melalui perangkat apa saja. Memiliki email di layanan penyedia email gratis seperti Google, Yahoo!, atau Zoho tentu menjadi pilihan utama. Namun bila kamu memiliki hosting, kamu juga bisa membuat email dengan nama domain kamu sendiri.

Berbeda dengan alamat email gratis pada umumnya, email dengan nama domain sendiri akan tampak lebih bonafide karena tampil unik. Coba bandingkan saja alamat email email@gmail.com dengan email@domainkamu.com! Cara pembuatannya pun hanya perlu beberapa langkah saja melalui cPanel.

Namun sayangnya, banyak email dari server hosting seringkali justru berakhir di folder SPAM penerimanya. Kejadian ini jelas akan merugikan, seperti kasus yang menimpa saya kemarin.

Pengalaman Tidak Menyenangkan dengan Email yang Masuk SPAM

Alhamdulillah saya menerima beberapa tawaran menarik via email di bulan Oktober kemarin. Tawaran fee yang cukup besar untuk content placement dan backlink jelas membuat saya tergiur.

Ketika saya membalas email-email tersebut, ternyata saya mendapatkan balasan yang cukup lama. Bila hal ini terjadi satu kali rasanya tidak aneh, namun bila hal ini terjadi 2-3 kali sekaligus rasanya saya harus curiga. Akan sangat sayang bukan kalau tawaran ini lepas begitu saja?

Penasaran, saya coba mengirim email ke alamat pribadi saya (Gmail) dan ternyata benar, email yang saya kirim masuk ke folder SPAM. Aneh, padahal sebelumnya email hosting saya ini dapat berjalan normal tanpa dilabeli sebagai spam.

Setelah melakukan beberapa langkah solusi agar email tidak masuk folder spam, saya kirim ulang semua balasan saya. Tidak hanya itu, saya meminta feedback dari penerima apakah mereka menemukan email saya di folder spam dan apakah email saya kali ini masuk ke dalam inbox? Dan ternyata email saya sebelumnya memang masuk ke dalam folder SPAM. Kabar baiknya, email saya kini tidak masuk folder spam lagi.

Penyebab Email Masuk SPAM

Sebagai sarana komunikasi yang sering diandalkan, kita tentu ingin agar email kita bersih dari hal-hal yang tidak diinginkan. Menyaring semua email tentu akan memakan banyak waktu dan tenaga dan malah merepotkan. Karena itulah server email seperti Google, Yahoo, atau Yandex, memiliki algoritma mereka sendiri yang bisa menyaring email yang mereka anggap SPAM secara otomatis.

Agar lebih jelas, berikut adalah beberapa alasan utama kenapa email kamu bisa masuk ke folder spam.

1. Menggunakan alamat ip yang pernah dipakai untuk spam

Meskipun kamu tidak pernah mengirim spam sebelumnya, email hosting yang kamu kirim bisa saja dianggap spam bila alamat IP yang kamu gunakan pernah digunakan untuk spamming. Hal ini sering terjadi pada layanan shared hosting di mana perilaku buruk satu user bisa berdampak pada user lain yang berada pada satu server yang sama.

Karena itu penting bagi pengguna WordPress untuk bisa memilih hosting yang baik. Hosting gratis atau hosting yang terlampau murah seringkali rentan digunakan oleh penggunanya untuk spamming.

2. Ada kata/kalimat yang terfilter

Sebelum mengirim email hosting, pastikan kamu memperhatikan bahasa yang kamu gunakan. Umumnya kata-kata kasar dan vulgar akan langsung terdeteksi sebagai spam.

3. Tersaring secara manual oleh penerima

Hati-hati bila kamu sering menggunakan judul email yang bombastis (terlalu berlebihan). Penerima mungkin akan salah sangka dan menganggap email dari kamu sebagai email spam. Jujur, kebanyakan dari kita hanya membaca judul email saja. Bila subyek email kamu mencurigakan, bukan tidak mungkin si penerima justru akan menandai email tersebut sebagai spam.

Cara Agar Email Tidak Masuk SPAM

Lalu bagaimaa agar email kita tidak masuk spam? Ternyata ada cukup banyak cara yang bisa kita lakukan. Tapi terlebih dahulu, kamu harus tahu cara membuat email yang baik.

1. Membuat Email yang Baik

Apa saja kriteria email yang tidak dianggap spam? Yuk kita lihat poin-poinnya.

• Gunakan judul/subyek yang baik. Jangan dikosongkan dan usahakan untuk tidak terlalu panjang atau pendek.
• Hindari cara menulis judul dengan huruf besar semua. Penggunaan huruf besar umumnya dianggap kurang sopan karena identik dengan orang yang sedang berteriak marah.
• Jangan menulis judul dengan bahasa alay (menggabungkan huruf dan angka) seperti “k1Rim 3m4il.”
• Bila kamu menambahkan link, pastikan link tersebut aktif. Dan usahakan untuk tidak menggunakan URL shortener dalam isi pesan.
• Usahakan untuk tidak teralu banyak menggunakan gambar tanpa menambahkan kata-kata di dalam pesan email.
  
• Untuk memastikan email kamu aman dari ‘dugaan’ spam, kamu bisa memeriksanya terlebih dahulu melalui aplikasi pemeriksa email spam seperti IsNotSpam atau Litmus.

2. Cek Settingan Autentikasi Email

Email dari hosting umumnya sudah dilengkapi dengan fitur Autentikasi yang bisa membantu mencegah email spam, yaitu DKIM dan SPF. 

DKIM (DomainKeys Identified Mail) adalah fitur untuk mencegah email spam masuk ke inbox kita. Fitur ini akan memastikan pesan yang masuk tidak dimodifikasi terlebih dahulu dan memang benar-benar dikirim dari pengirim sebenarnya.

SPF (Sender Policy Framework) adalah sistem yang memungkinkan kita menentukan server & alamat IP mana saja yang dapat mengirim email dari nama domain kita. Dengan fitur ini kita bisa menghindari email keluar yang berasal dari domain kita agar tidak dianggap SPAM.

Untuk mengaktifkan kedua fitur ini, masuk ke menu EMAIL » AUTHENTICATION dan klik tombol ENABLE untuk DKIM dan SPF. Setelah itu biasanya akan muncul pesan error seperti:

“In order to ensure that SPF or DKIM takes effect, you must confirm that this server is an authoritative nameserver for “domainkamu.com”. If you need help, contact your hosting provider.”

atau,

“Warning: cPanel is unable to verify that this server is an authoritative nameserver for “domainkamu.com”.

Abaikan kedua peringatan ini dan tunggu paling lama sampai 1×24 jam untuk memastikan proses ini benar-benar selesai. Namun dari pengalaman saya, hal ini memakan waktu tidak sampai 10 menit.

3. Meminta Pengunjung untuk Memeriksa Email Spam dan Memindahkannya ke folder inbox

Cara paling ampuh untuk mengatasi email yang masuk spam adalah dengan meminta partisipasi penerima email untuk memasukan alamat email kita ke dalam whitelist. Hal ini bisa kita lakukan dengan fitur autoresponder dari cPanel atau plugin Contact Form dan mengisinya dengan panduan untuk memindahkan email kita dari daftar spam.

4. Kontak Penyedia Hosting

Bila langkah-langkah di atas tetap membuat email dari hosting kamu masuk spam, bisa jadi IP address yang kamu gunakan bermasalah. Untuk memeriksanya, kamu bisa memakai tools online seperti mxtoolbox atau UltraTools. Cukup masukan nama domain kamu lalu tools tersebut akan mencari alamat IP domain tersebut di daftar blacklist. Bila kamu ternyata masuk daftar blacklist, konsultasikan dengan penyedia hosting yang kamu gunakan.

Penutup

Saya harap tutorial ini bisa membantu kamu untuk mengatasi masalah email hosting yang masuk spam di Gmail, Yahoo!, atau Zoho. 

Dari pengalaman saya di atas, mengaktifkan fitur autentikasi email, DKIM dan SPF, sudah cukup untuk mencegah email yang saya kirim masuk ke folder spam si penerima. Namun untuk berjaga-jaga, kamu juga bisa meminta penerima email untuk memasukan alamat email kamu ke dalam kontak mereka atau memindahkan email kamu dari folder spam ke inbox utama untuk berjaga-jaga.

Apapun yang kamu lakukan, jangan sampai komunikasi terhambat hanya karena email kamu dianggap spam yah!